lunes, 15 de junio de 2015

Para tener en cuenta a la hora de diseñar una Presentación

Diseño de presentaciones

Cómo diseñar presentaciones efectivas y memorables

Muy en esencia, el diseño gráfico consiste en diagramar tipografía, imágenes y espacio en blanco sobre un fondo. Ya sea una tarjeta personal, un sitio web, la señalética de un aeropuerto o el lienzo infinito de un prezi, todo se reduce a organizar esos tres elementos de tal manera que expresen con claridad un mensaje. Los criterios para lograrlo son muchos, porque en diseño puede haber varias soluciones a un mismo problema.
Por suerte existen principios que guían la búsqueda de estas soluciones. En este blog somos partidarios de la simpleza del diseño como principio general: diapositivas despejadas, con pocos elementos y más visuales que textuales. En vez de pensar qué incluir, debemos decidir concientemente qué excluir. La idea es destilar la composición hasta que quede lo esencial para entender la diapositiva o incluso menos. Recuerden que el mensaje visual se termina de comprender mediante la exposición oral; la proyección es solo su complemento y no su transcripción.
Cinco principios para organizar elementos gráficos
Para guiar el proceso de exclusión/inclusión vamos a repasar unos principios básicos de diseño. No son reglas inflexibles, pero la mayoría de las veces conducen a una respuesta de diseño acertada. Cuándo aplicarlos u obviarlos es algo que depende de la situación, objetivo, audiencia, etc. Lo importante es tomar esa decisión a conciencia y con fundamento, para que la composición no parezca desorganizada y por lo tanto difícil de entender. A continuación recordaremos cinco principios que van a ayudarnos en la tarea compositiva.
1. Espacio en blanco. Un error típico consiste en llenar cada cm de la diapositiva con texto, gráficas, cliparts y fotos. Esto ocurre porque el presentador quiere demostrar todo lo que sabe, porque tiene miedo de olvidar algo o porque no percibe que el espacio en blanco no es desperdicio de espacio. En realidad es otro elemento de diseño tan tangible como una foto o un texto. Por lo general, mayor espacio en blanco, mayor claridad del mensaje visual y mayor elegancia de la composición.
2. Contraste. El contraste agrega interés a la composición al establecer diferencias entre sus elementos. Para que sea efectivo, usualmente el contraste debe ser acentuado en vez de insinuado. Las formas de lograrlo en una presentación son varias y funcionan por oposición: grande/chico, oscuro/claro, estático/dinámico, cromático/acromático, etc. Estos recursos nos ayudan a dirigir la atención de la audiencia a lo que debe destacar, organizando la mirada para que fluya desde lo principal hacia lo secundario.
3. Sistematización. Una presentación debe mostrar un conjunto organizado de diapositivas, para que se perciban como un sistema gráfico y no una sucesión de transparencias con estilos visuales disímiles. Para lograrlo podemos repetir ciertos recursos (tipografía, colores, formas, etc.) a lo largo de las diapositivas. La idea no es obtener clones de una diapositiva sino un “aire de familia”, un conjunto de rasgos visuales compartidos y que las haga ver como parte de un todo sistematizado.
4. Alineación. En nuestro contexto, alinear implica vincular visualmente los elementos de la diapositiva mediante una línea invisible. Esto establece una conexión virtual entre ellos que otorga cohesión al conjunto, siempre que se mantenga el mismo criterio dentro de la diapositiva. Si se mezclan alineaciones en una misma transparencia, el principio se debilita. Como regla general, cuando coloquemos un elemento en la diapositiva debemos alinearlo con otro elemento.
5. Proximidad. La idea subyacente en este principio es que los elementos conceptualmente relacionados se ubiquen próximos en la diapositiva, para que su relación también sea visual. Agrupar los elementos relacionados es una acción lógica, sin embargo muchos fallan al aplicar el principio de proximidad. El resultado es confuso, porque si la audiencia ve dos elementos cercanos asumirá que están vinculados aún cuando no tengan nada que ver.
Estos principios se aplican generalmente en forma combinada y sinérgica, tal como puede verse en el ejemplo anterior. En esa última diapositiva se verfica un buen contraste, alineación, espacio en blanco y proximidad. Claro que no son los únicos principios de diseño que existen, pero son básicos y su dominio a menudo redunda en una comunicación visual más clara y efectiva.
En el día del trabajador quisiera dedicar esta diapositiva a todos los que se esfuerzan por cambiar algo, para los que creen que un mundo mejor es posible y tratan de alcanzarlo también a través de sus presentaciones. Que disfruten su día.
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Desde hace un tiempo, la Web nos permite crear presentaciones sin tener un programa instalado en nuestro disco duro, gracias a diversas aplicaciones que funcionan en la nube como SwayHaiku Deck . Con ellas sólo se requiere de un navegador web y una conexión decente para comenzar a plasmar gráficamente nuestras ideas. Hoy revisaremos una nueva: Canva.
Una suite de diseño para no diseñadores
En realidad, Canva es  un conjunto de utilidades para ilustrar contenidos web en general, aunque también permite crear pequeñas piezas para ser impresas. La presentación es sólo una de las opciones de un menú que ofrece plantillas para generar portadas de Facebook, imágenes para un blog, cubiertas para podcast, etc.
Para comenzar solo basta con registrar un usuario y contraseña que deberemos confirmar respondiendo un email que nos enviará en sistema registral. Luego de entrar, la utilidad nos ofrecerá el citado menú donde la tercera opción es la que nos interesa: la de las presentaciones. Una vez seleccionada, la interfaz nos pedirá que seleccionemos una plantilla del submenú Layout en el lateral izquierdo. Las opciones son variadas en cuanto a diseño, pero en términos generales son muy visuales y se alejan del paradigma de las listas con viñetas.
Una vez elegida la plantilla podremos personalizarla editando el texto, cambiando el fondo y agregando imágenes desde el buscador integrado. Lo interesante es que muchas de esas imágenes vienen recortadas y facilitan su integración en la diapositiva. Si el buscador no ofreciera la respuesta que buscamos, podemos subir nuestras propias imágenes. Todas estas elecciones funcionan de manera muy fluida, basadas en el concepto de arrastar los elementos del submenú y soltarlos en la diapositiva. Muchas son gratuitas pero también hay material pago.
Una vez resuelta una diapositiva, es cuestión de agregar una nueva y repetir el proceso hasta finalizar la presentación. Las posibilidades para compartir este resultado son varias y puede hacerse mediante los correspondientes botones de Twitter y Facebook. Otra opción consiste en generar un link a la presentación o descargarla como un pdf o un pase de imágenes. Como esta app no tiene efectos, animaciones ni transiciones, no hay problemas de incompatibilidades que afecten la visualización tal como fue concebida. El otro lado de esta moneda es que la presentación puede parecer algo básica, pero quien tenga claro su guión y no quiera complicarse demasiado en el armado encontrará que Canvas es una herramienta útil y efectiva.
Si miran cualquier plantilla de las que incluyen PowerPoint o Keynote, verán que el diseño cambia según se trate de una diapositiva de apertura, sección, estadística, etc. No son todas iguales, pero comparten elementos que las unifican y permiten identificarlas como partes de un todo mayor y organizado. Es decir, son parte de un sistema donde sus diferentes diapositivas colaboran sinérgicamente.
¿Por qué es deseable esto último? Porque una presentación visualmente consistente y homogénea evita que la audiencia tenga que buscar el título (por ejemplo) con cada cambio de diapositiva. Somos animales de costumbres y a nuestros cerebros les gustan los patrones, porque les facilitan la decodificación. La regularidad permite anticipar lo que se va a ver y asimilar más rápidamente lo que se está viendo. De este modo, el cerebro se enfoca en comprender el mensaje en vez de tratar de identificar dónde están los puntos clave en la nueva diapositiva.
Esto no significa que debamos duplicar una diapositiva tras otra (lo que conduciría a un diseño aburrido) sino de repetir algunos elementos gráficos en las diapositivas para dotar de cohesión al conjunto. De lo que se trata es de lograr cierta diversidad dentro de la homogeneidad, un cierto “aire de familia” donde haya hermanos, primos y abuelos en vez de clones. La idea es que las diapositivas tengan su individualidad sin dejar de percibirse como integrantes de un diseño unificado. Hay varias maneras de lograr variedad en la repetición y las grillas suelen resultar un buen punto de partida.
A menudo esta sistematización se alcanza más fácilmente con pocos elementos. Cuando hay demasiadas paletas de colores, fuentes y estilos de imágenes, el conjunto pierde cohesión. Una mejor opción consiste en aplicar un diseño simple a las diapositivas. Una paleta de 5 colores con sus variantes tonales,  imágenes estilísticamente similares y una o dos fuentes suelen ser suficientes para lograr diversidad en la repetición.
Mantener un esquema tipográfico, cromático e icónico simple es importante para lograr la cohesión del conjunto de diapositivas. Y lejos de ser un corsé, la grilla subyacente provee libertad para disponer los elementos de manera organizada. En definitiva, estos recursos tienden a evitar que las diapositivas parezcan visualmente aleatorias e inconexas. Recuerden que los ojos son algo perezosos. No obliguen a los de su audiencia a realizar esfuerzos extras para identificar y entender lo que deben ver con claridad.
Mucha agua pasó desde mi primera entrada sobre Prezi y hoy PowerPoint ya no es el programa que monopolizaba el mundo de las presentaciones. Nuevos actores como Haiku Deck y Sway se sumaron al elenco del slideware alternativo que encabeza Prezi. Sin embargo, el uso (o abuso) sin motivos de los efectos de zoom y rotación se ha vuelto casi un paradigma de los prezis. Esta práctica es tan habitual que muchas personas creen que esa es la manera correcta y que “así se hace con Prezi”.
Lo cierto es que esta manera es poco efectiva no sólo porque marea, sino también porque la atención de la audiencia se enfoca en el efecto y no en el concepto. Como saben los lectores, en este blog pensamos que si un efecto no aporta a la comprensión, a la recordación o al impacto emocional de nuestro mensaje, es preferible no emplearlo. Pero si el efecto ayuda en alguno de esos sentidos, entonces el mensaje y su alcance se amplifican.
A continuación veremos un ejemplo creado con Prezi. Noten que el movimiento tiene una razón de ser. No está empleado “porque sí”, ni porque esté disponible o porque el presentador pretenda demostrar su habilidad en el manejo del programa. La decisión de usarlo no es el producto de un capricho sino de una planificación para comunicar con efectividad.
Descripción: Captura de pantalla 2015-04-11 a la(s) 14.16.37
Arriba: El efecto zoom se aplica en torno a la figura del presentador para destacar e ilustrar consejos particulares. Es un buen uso del recurso, aunque a veces la ilustración es muy sutil y puede pasar desapercibida. Un toque de color que acentúe el cambio solucionaría fácilmente este inconveniente menor de un muy buen prezi.
Otra excelente aplicación del zoom es la comparación de elementos de diferentes tamaños. La capacidad de poder acercarse o alejarse brinda una perspectiva única, que permite visualizar escalas y magnitudes que de otra manera serían difíciles de comprender.
Arriba: Dos ejemplos de videos que ilustran tamaños astronómicos casi inconcebibles a escala humana. Sólo se pueden visualizar por comparación con referencias más familiares como la Luna o la Tierra. Ambos videos pueden adaptarse y recrearse en Prezi.
Estas comparaciones son más difíciles de visualizar en PowerPoint o Keynote porque su filosofía es diferente, ya que se basa en la constancia del tamaño de la diapositiva. Prezi por su parte, plantea un lienzo infinito donde es posible acercarse o alejarse tanto como queramos. Lo importante entonces no es fanatizarse con un programa u otro, sino explorar las potencialidades de todas las herramientas disponibles y elegir la más adecuada para mostrar un determinado contenido.
Los seguidores del blog saben que el espacio en blanco es un elemento de diseño más, tan real como la tipografía y las imágenes. Han aprendido a visualizarlo y conocen su importancia, su aporte a la claridad de la diapositiva. En general: a menor espacio en blanco, mayor desorganización visual. Con poco o nada de espacio en blanco el mensaje sufre y no se entiende. En la mayoría de los casos, la tendencia a llenar la diapositiva deriva en imágenes y textos tan pequeños que no se ven más allá de la tercera fila.
El desenfoque al rescate
Para ganar claridad e interés debemos resistir este impulso a repletar las diapositivas y dejar mucho blanco en la mayoría de ellas, para que el texto pueda leerse (entre otros motivos). Esto resulta sencillo cuando el fondo es blanco o de cualquier otro color, incluso cuando se usan escalas de valores o fotos con fondos desenfocados o de colores planos. En estos casos, las grillas y la regla de los tercios resultan de mucha utilidad para equilibrar la composición.
Descripción: bosque1Izquierda: División en tercios de la diapositiva mediante líneas de guía invisibles en la proyección. Derecha: Aplicación de los tercios para equilibrar el espacio vacío con la imagen y el texto. Las nubes desenfocadas actúan como espacio en blanco.
Pero… ¿qué ocurre cuando el fondo está texturado o es una imagen compleja? En estos casos el fondo es demasiado prominente y genera mucho ruido visual. Para reducirlo y crear espacio en blanco podemos aplicar un efecto de desenfoque, a fin de hacer más legible el texto o dirigir la atención hacia lo importante. ¿Qué nivel de desenfoque es el más adecuado? Eso depende de si queremos que se reconozca algo de la imagen o la textura de fondo o si por el contrario, encontramos que es más interesante desdibujar completamente el fondo.
Descripción: patagoniaArriba: Diapositiva original y tres opciones con diferentes niveles y clases de desenfoque, aplicados en procura de que el fondo no compita con el texto y reduzca su legibilidad. La mejor solución a menudo es producto de la experimentación con este recurso.
Desenfocar es una alternativa más interesante que el atenuado de las imágenes de fondo, ya que esta última técnica “lava” los colores y desluce el resultado. Existen varias aplicaciones gratuitas para desenfocar y algunas tienen una buena variedad de efectos. Como vimos, TiltShift es una de las más sencillas, y aunque solo ofrece desenfoque radial y linear los resultados son interesantes. Diviértanse experimentando con ella y exploren las posibilidades que ofrece el desenfoque.
Descripción: vacaciones2014
De a poco, el reinado de PowerPoint parece perder terreno frente a aspirantes al trono en la tierra de las presentaciones. No es que el rey haya muerto (y probablemente siga bastante vivo más tiempo) pero definitivamente no es la herramienta monopólica de hace unos años atrás. Prezi y Haiku Deck, unas aplicaciones que ya revisamos en el blog, son una competencia importante pero ahora la propia Microsoft ofrece una alternativa.
Estamos hablando de Sway, que si bien está en período de prueba, ya está levantando polvareda. La primer diferencia respecto de PowerPoint es que, desde el vamos, Sway está orientado a la nube y ofrece soporte para gestos y dispositivos móviles (por ahora sólo los de Apple). Su lógica se aleja de las diapositivas y es similar a Prezi, en el sentido que ofrece un lienzo infinito donde es posible incorporar el contenido.
Como se puede ver en su sitio, es muy fácil incluir textos, imágenes y videos desde las redes sociales más populares (Facebook, Twitter, YouTube) así como de discos virtuales y otras app que se van agregando de a poco. Su filosofía es colaborativa, por lo que permite que varias personas trabajen un mismo documento. Y como es responsive, los resultados se verán bien independientemente de la pantalla que los muestre.
Si bien arrancó como un proyecto al que solo aquéllos que fueron invitados pudieron probarlo, desde diciembre del año pasado la beta se liberó y ahora cualquiera puede probarlo. Solo es necesario darse de alta con usuario y contraseña para empezar a jugar con esta app que si sigue sumando adeptos, será un rival a tener en cuenta por los programas líderes en el segmento slideware.
Continuamos con los balances del año que se fue. Esta vez de la mano del equipo de Prezi, el popular software de presentaciones con zoom que, desde hace unos años, premia los mejores trabajos realizados con esta herramienta. Los mejores prezis del 2014 son 6; uno por cada una de estas categorías: mejor diseño global, mejor prezi de negocios, mejor prezi educativo, mejor zoom, mejor prezi reutilizable y el más popular.
Descripción: prezi awards
Realmente se trata de muy buenos trabajos, con un empleo del zoom criterioso y efectivo. Nada que maree ni cause náuseas. Todo al servicio de la comunicación para facilitar la comprensión de las ideas, captar la atención y mantenerla de manera bella y atractiva. Muy recomendable para estudiar las posibilidades de una aplicación muy popular pero a menudo incorrectamente empleada.
Sin más, con ustedes… ¡Los ganadores! (clic aquí para verlos)
Como todos los principios de año, el equipo encargado de las estadísticas de WordPress.com preparó un informe sobre este blog durante el 2014. Desde ya, muchas gracias por el interés demostrado. ¡Y que el 2015 venga lleno de presentaciones inspiradoras, entretenidas, efectivas y bien diseñadas!
Descripción: C:\Users\PC\Dropbox\Terciarios\141 1 A y genera\Diseño de presentaciones _ Cómo diseñar presentaciones efectivas y memorables_files\2014-emailteaser.png
Aquí hay un extracto:
El Museo del Louvre tiene 8.5 millones de visitantes por año. Este blog fue visto cerca de 74.000 veces en 2014. Si fuese una exposición en el Museo del Louvre, se precisarían alrededor de 3 días para que toda esa gente la visitase.
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